Beasiswa adalah bantuan yang diberikan kepada mahasiswa sebagai bentuk apresiasi prestasi mahasiswa ataupun berupa bantuan Biaya Pendidikan bagi mahasiswa yang mempunyai keterbatasan finansial.
Paket Beasiswa adalah sebuah penawaran Beasiswa dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
Pelamar/Pendaftar Beasiswa adalah seseorang yang membutuhkan Dukungan biaya pendidikan dan biaya penunjang pendidikan baik yang telah terdaftar sebagai Mahasiswa atau belum terdaftar sebagai Mahasiswa UI
Penerima Beasiswa adalah Pelamar/Pendaftar Beasiswa yang sudah disetujui oleh Pengelola dan Pendonor dari suatu Paket Beasiswa.
Pengelola adalah pihak UI (Direktorat Kemahasiswaan UI/Unit PAU/Fakultas) yang mengelola Paket Beasiswa.
Pendonor adalah pihak yang memberikan Beasiswa.
Sistem Beasiswa UI adalah sistem informasi berbasis TI yang digunakan oleh Pelamar/Pendaftar Beasiswa, Pendonor, dan Pengelola dalam mengelola segala proses yang terkait (Pendaftaran, Operasional, Laporan, dll) untuk setiap Paket Beasiswa.
Beasiswa yang ditawarkan kepada Pelamar/Pendaftar Beasiswa dikelola dalam wujud Paket Beasiswa. Setiap Paket Beasiswa terdiri dari pihak Pendonor, Pengelola dan sejumlah Pelamar/Pendaftar Beasiswa. Paket Beasiswa satu dengan lainnya dikelola secara terpisah dan memiliki Periode pendaftaran, Mekanisme Seleksi, Pengelola, Pendonor, hingga Syarat dan Ketentuan yang berbeda-beda. Sistem Beasiswa berfungsi sebagai alat pengelolaan Administrasi terintegrasi yang disediakan oleh Universitas Indonesia untuk seluruh Stakeholder terkait.
Dalam masa Periode pendaftaran suatu Paket Beasiswa, Pelamar/Pendaftar Beasiswa dapat mengisi formulir elektronik dan mengunggah dokumen yang diperlukan untuk memenuhi syarat dan ketentuan yang diharapkan. Setelah masa Periode pendaftaran suatu Paket Beasiswa berakhir, Pengelola akan mengusulkan calon Penerima Beasiswa kepada Pendonor. Usulan nama-nama calon Penerima Beasiswa diproses oleh Pengelola di tingkat Universitas/Fakultas sesuai dengan kriteria dan tujuan dari Paket Beasiswa tersebut. Pendonor akan melakukan seleksi dan meng-Approve atas usulan nama-nama calon Penerima Beasiswa yang diajukan oleh Pengelola Paket Beasiswa.
Setelah proses Pendaftaran dan Seleksi selesai, Pengelola dan Pendonor akan memproses rencana keuangan yang sudah disetujui untuk direalisasikan bagi setiap Penerima Beasiswa secara berkala hingga berakhirnya Paket Beasiswa. Dalam masa pelaksanaan Paket Beasiswa, Penerima Beasiswa wajib melaporkan prestasi dan capaian kepada Pendonor melalui Sistem Beasiswa. Prestasi dan capaian Penerima Beasiswa akan dipantau oleh Pendonor maupun Pengelola agar selalu sesuai dengan kriteria dan tujuannya.
Unduh dokumen SK Rektor Nomor 3198/SK/RU/2014 tentang Pengelolaan dukungan Biaya Pendidikan dan biaya Penunjang Pendidikan yang dikelola di lingkungan Universitas Indonesia.
| Q | : | Mengapa Paket Beasiswa yang ingin saya daftar belum tercantum di dalam Sistem Beasiswa UI ? |
| A | : | Sebuah Paket Beasiswa yang diajukan oleh Pendonor harus di-Approve dahulu oleh Direktorat Kemahasiswaan UI. Kemungkinan besar Paket Beasiswa yang Anda cari masih menunggu Approval dan belum di-Publish di dalam Sistem. |
| Q | : | Siapa saja sih yang bisa mendaftar Beasiswa pada Sistem ini ? |
| A | : | Pendaftaran beasiswa terbuka bagi siapa saja yang memiliki Akun Single Sign On (SSO) UI. Apabila Anda adalah belum menjadi Mahasiswa UI, silakan daftar Akun SSO UI terlebih dahulu. |
| Q | : | Saya adalah Civitas Akademika UI (Staf/Mahasiswa) dan memiliki Akun UI, mengapa terjadi error saat masuk ke dalam Sistem Beasiswa ? |
| A | : | Seluruh Akun civitas Akademika UI (Staf dan Mahasiswa) menginduk pada Sistem Informasi lainnya. Akun Mahasiswa memiliki keterkaitan data dengan SIAK NG, sedangkan akun Staf memiliki keterkaitan data dengan SIPEG. Sistem Beasiswa selalu memeriksa kelengkapan data Anda pada sistem terkait. Penyelesaian hal ini adalah Anda dapat menghubungi operator Sistem Beasiswa pada Direktorat Kemahasiswaan UI. |
| Q | : | Siapa sih pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi Beasiswa ? |
| A | : | Ketika periode pendaftaran telah berakhir, akan dilakukan seleksi Administratif terhadap semua data Pelamar/Pendaftar Beasiswa. Seleksi Administratif ini dilakukan oleh Pengelola (Direktorat Kemahasiswaan, Unit-unit di PAU, atau Kemahasiswaan Fakultas) untuk mengusulkan sejumlah data Pelamar/Pendaftar Beasiswa kepada Pendonor. Data yang diusulkan ini akan diseleksi mengikuti mekanisme yang ditentukan oleh Pendonor untuk kemudian ditetapkan sebagai Penerima Beasiswa. |
| Q | : | Saya berniat menjadi Pendonor, namun saya tidak mau/tidak sempat menjalankan proses pengelolaan Paket Beasiswa menggunakan sistem ini. Bagaimana solusinya ? |
| A | : | Sebuah Paket Beasiswa dapat memiliki beberapa user yang di-Assign sebagai Pendonor. Apabila diperlukan bantuan dalam pengelolaan bagi Pendonor, Anda dapat mendelegasikan role Pendonor kepada beberapa User lainnya, antara lain kepada Pengelola Paket Beasiswa yang ada di UI (contoh: Direktorat Kemahasiswaan UI/Unit-unit di UI/Kemahasiswaan Fakultas). |
